Outsourcing nicht nur für die Industrie

Outsourcing ist in diesem Jahr zu einem kontroversen Anliegen und einem heißen Thema unter den Präsidentschaftskandidaten geworden. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie Ihr Unternehmen von den Leistungs-, Performance- und Kosteneinsparungen durch Outsourcing profitieren kann? Wenn ja, werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie, wie zahlreiche andere, bereits Outsourcing betreiben – und dessen Vorteile genießen.

Was ist Outsourcing?

Outsourcing bedeutet lediglich, dass Sie verschiedene Funktionen Ihres Unternehmens „auslagern“. Es bedeutet nicht immer, dass Sie Arbeiten ins Ausland vergeben, denn es gibt viele amerikanische Unternehmen, die Outsourcing-Dienstleistungen anbieten (z. B. kommerzielle Druckereien und Reinigungsunternehmen, um nur einige zu nennen). Bei den Anbietern, die ausgelagerte Dienstleistungen erbringen, kann es sich um selbständige Auftragnehmer, beratende Unternehmen, Kurzzeit-Arbeitsvermittlungsdienste oder fachkundige Dienstleistungsunternehmen handeln. Ein typisches Beispiel für das Outsourcing ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Andere typischerweise ausgelagerte Funktionen, die von Fachdienstleistern erbracht werden können, sind:

• Nachfolgeplanung
• Buchhaltung und Steuererstellung
• Infotech (IT).
• Beratung (z.B. Due Diligence, Unternehmensplanung).
• Vertriebsdienstleistungen.
• Pensionsmanagement.
• Produktion.
• Montage.
• Personalbeschaffung.
• Instandhaltung von Gebäuden.
• Vermögenssteuer- und Einkommensteuererstellung.

Warum sich Outsourcing für Ihr Unternehmen lohnen kann.

Fortune-500-Unternehmen stehen unter dem Mikroskop, weil sie Tausende von Arbeitsplätzen ins Ausland zu Niedriglöhnen verlagert haben, was dazu führen kann, dass amerikanische Arbeitnehmer arbeitslos werden. Laut Forrester Research Inc. sind jedoch von den 2,7 Millionen Arbeitsplätzen, die in den letzten drei Jahren verloren gegangen sind, nur 300.000 auf Outsourcing zurückzuführen. Vor diesem Hintergrund stellt die Auslagerung von Dienstleistungen für Familienbetriebe und unabhängige Unternehmen etwas anderes dar. Angesichts des scharfen Wettbewerbs, der sich auf die Gewinnspannen vieler Unternehmen auswirkt, stellen die Unternehmen fest, dass sie nicht für Schichten von Verwaltungskosten aufkommen können, die für den Betrieb ihres Kerndienstes erforderlich sind. Sie erkennen, dass die Vergabe von Aufträgen eine Alternative zur eigenen Tätigkeit darstellt. Wenn es sich bei Ihrer Dienstleistung zum Beispiel um eine Zirkulationsdienstleistung handelt, besteht möglicherweise keine Notwendigkeit, einen großen Verwaltungsaufwand für Supportfunktionen wie die oben genannten zu betreiben. Unternehmen, die Outsourcing-Dienste anbieten, können mehr Zeit und Ressourcen in die spezifischen Funktionen investieren, die Einnahmen generieren. Aus diesem Grund können sie effizienter und wirtschaftlicher arbeiten, was Ihnen helfen kann, sich besser zu behaupten als Unternehmen, die dies selbst tun.
Infotech ist ein gutes Beispiel dafür. Die Kosten für Arbeitskräfte, Vorteile und Ausbildung, um in der sich schnell verändernden Welt der Informationstechnologie Schritt zu halten, sind für die meisten Unternehmen in Privatbesitz zu hoch. Durch die Auslagerung dieser Funktion kann die Geschäftsleitung ihre Energie auf die Kernelemente des Unternehmens konzentrieren, d. h. auf die Produkte und Dienstleistungen, mit denen Einnahmen erzielt werden, und die anderen Bereiche Anbietern überlassen, die sich auf die Ausführung dieser Funktionen spezialisiert haben.

Vorteile des Outsourcing.

Befürworter des Outsourcings führen eine Reihe von Faktoren an, die dafür sprechen, „es anderen zu überlassen“. Hier sind einige der wichtigsten:.

1. Kosteneinsparungen – Durch die Auslagerung von Funktionen, die früher im eigenen Haus ausgeführt wurden, sind Unternehmen in der Regel in der Lage, ihren Personalbestand und die damit verbundenen Kosten, wie z. B. für Einstellung, Anleitung, Lohn und Vorteile, zu verringern. Durch die Auslagerung einer kapitalintensiven Funktion können Sie auch die Kosten für die Veralterung und Abschreibung von Geräten reduzieren. Ein Teil der Kosteneinsparungen geht an den Outsourcer, aber die Anbieter haben eine strengere Kontrolle über den Zusatznutzen und verfügen über schlankere Gemeinkostenstrukturen. Sie wissen auch, wie man mit Anbietern umgeht, die die Funktion erfüllen, die sie bereitstellen, und können daher die Vorteile, die sich aus dem Großeinkauf und dem effizienten Leasing ergeben, an Ihr Unternehmen weitergeben.
2. Dienstleistungsqualität – Da Ihr Unternehmen der Kunde des Outsourcers ist, werden Sie wahrscheinlich eine „Can-do-Haltung“ erleben, die ein internes Personal nicht immer an den Tag legen würde.
3. Mehr Kapital – Outsourcing senkt die Notwendigkeit, Kapital in nicht zum Kerngeschäft gehörende Funktionen des Unternehmens zu investieren, wodurch Kapital für gewinnbringende Elemente des Geschäfts frei wird.
4. Schnittstelleninnovation – Outsourcer müssen auf die neuesten Geräte und die Ausbildung ihrer Mitarbeiter setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Indem Sie bestimmte Bereiche auslagern, erhalten Sie garantiert die effektivsten Dienstleistungen und die neuesten technologischen Fortschritte in dieser spezifischen Funktion.
5. Preisstabilität – Durch die Unterzeichnung eines Vertrages zur Auslagerung haben Sie wahrscheinlich die Möglichkeit, konstante Preise zu erhalten, so dass Sie sich in Zukunft nicht mehr umsehen müssen. Eine konstante Preisgestaltung ermöglicht es dem Unternehmen, seine Geschäftsausgaben und Investitionen besser zu planen und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von unvorhergesehenen Kosten zu vermeiden.
6. Neue Partner im Unternehmen – Outsourcer möchten eindeutig als Ihr Dienstleistungspartner angesehen werden. Und als Dienstleistungspartner teilen sie den Wunsch, Ihr Unternehmen optimal auszulasten. Durch diesen Geschäftspartnerplan sind die Outsourcer bestrebt, Sie anderen Outsourcern vorzustellen, um Ihnen bei der Erreichung dieses Ziels zu helfen.
7. Mehr Zeit für die Konzentration auf das Kerngeschäft – Diesen immateriellen Vorteil des Outsourcings dürfen Sie nicht vernachlässigen. Wenn ein Unternehmen effektiv und lohnend sein soll, muss sich das Management mit der Planung und Leitung der Unternehmensstrategien befassen und darf keine Zeit damit verschwenden, sich um bestimmte Verwaltungs- oder Nebenfunktionen zu kümmern.

Perspektivische Nachteile.

Wie bei jedem brandneuen System und Verfahren muss man das Gute mit dem Schlechten nehmen. Kritiker argumentieren, dass die Auslagerung zu einem übermäßigen Kontrollverlust, weniger Vielseitigkeit, fragwürdigen Kosteneinsparungen und der Gefahr einer zu großen Abhängigkeit von zu wenigen Anbietern führt. Inhaber von privaten und unabhängigen Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Einführung einer Outsourcing-Vereinbarung viel Zeit für das Management erfordert. Das Finden und Auswählen des besten Outsourcing-Unternehmens kann viele Monate dauern. Außerdem müssen den Outsourcing-Unternehmen allgemeine Anweisungen und Standards für die vom Unternehmen gewünschten Arbeiten gegeben werden, weshalb ein gewisses Maß an Überwachung durch die Unternehmensleitung erforderlich sein wird. Wenn ein Outsourcing-Unternehmen eine Funktion ändert, die bisher innerhalb des Unternehmens ausgeführt wurde, könnten Entlassungen die Stimmung unter den Arbeitnehmern beeinträchtigen und talentierte Mitarbeiter an anderen zentralen Standorten dazu veranlassen, aus Angst um die Aufgabensicherheit zu gehen. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht die interne Fähigkeit zur Erbringung der grundlegenden Dienstleistungen oder Produkte, die Sie anbieten, völlig aufgeben. Wenn Sie z. B. ein Produzent sind und die Montage Ihres Produkts ausgelagert haben, stellen Sie sicher, dass Sie immer noch in der Lage sind, ein Muster einer Spezialanfertigung intern zu liefern, wenn ein Kunde dies wünscht. Eine Verzögerung bei der Bereitstellung eines Produktmusters könnte Sie das Geschäft des Kunden kosten.

Zu den größten Beschwerden von Unternehmen, die einen Auftrag vergeben haben, gehört, dass Erwartungen und Realität nicht übereinstimmen. Wenn ein Outsourcer seine Dienste vermarktet, sind in der Regel viel Interesse und Talent vorhanden, um die Probleme zu beheben, die zu Beginn festgelegt wurden. Sobald jedoch der Vertrag unterzeichnet ist, stellt der Outsourcer sein Implementierungsteam zusammen, das in der Regel nicht das gleiche Interesse zeigt wie das Vertriebs- und Marketingteam. Bei der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich. Am besten holen Sie Empfehlungen von bestehenden Kunden des Outsourcers oder anderen zuverlässigen Quellen in Ihrer Branche ein.

Aufmerksame Auswahl ist das Geheimnis.

Wenn Sie sich zu Beginn des Outsourcing-Verfahrens über diese Nachteile im Klaren sind, können Sie eine Reihe von ihnen reduzieren und Outsourcing-Beziehungen aufbauen, die Ihrem Service zugute kommen. Der Schlüssel zu einem effektiven Outsourcing liegt in der sorgfältigen Auswahl sowohl der Funktionen, die Sie vergeben, als auch der Anbieter, die Sie für deren Bereitstellung auswählen.