Informationsmanagement zur Unterstützung der strategischen Vorbereitung

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Entwicklung einer Informationsmanagement-Politik durch: Anerkennung der Bedeutung von Informationen für das strategische Planungsverfahren und die funktionale Effizienz der Organisation; Durchführung einer Informationsmanagement-Politik, die eine kontinuierliche Verbreitung geeigneter Informationen auf allen Ebenen der Organisation sicherstellt; Zuweisung der Verantwortung für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Politik an einen Manager der Führungsebene; Benennung ebenenspezifischer Verantwortlichkeiten für die Aufrechterhaltung der Informationszirkulation.

Die Durchführung einer robusten und umfassenden Informationsmanagement-Politik ist nicht nur auf der strategischen, unternehmerischen Ebene, sondern auch auf operativer Ebene notwendig. Bei der strategischen Vorbereitung sind die Qualität der gesammelten Informationen, die Kanäle, über die diese Informationen seitlich und vertikal in der Organisation verbreitet werden, und die Analyse der gesammelten Informationen wichtig. Ohne eine solide Struktur, die Politik und deren Umsetzung, werden die Informationen, die in den strategischen Planungsprozess einfließen, zumindest in Teilen fehlerhaft sein.

Die Identifizierung des Informationsbedarfs erfolgt durch: Besprechung des Informationsbedarfs mit der strategischen Planungsgruppe; Anwendung von Methoden der Situationsanalyse, um möglicherweise unterschiedliche Informationsbedürfnisse zu erkennen; Bestimmung des Informationsbedarfs von Partnern und wichtigen Interessengruppen, die in das Vorbereitungsverfahren einbezogen werden; Vorhersage des Informationsbedarfs für das taktische Planungsverfahren; Vorhersage des Informationsbedarfs nach der Umsetzung; Bewertung der vorhandenen Informationen, Kanäle und Flüsse und Erkennung von Lücken und Unzulänglichkeiten; Erstellung einer Liste des Informationsbedarfs. Dies ist eine weitere wichtige frühe Phase für die Nutzung von Details im taktischen Planungsverfahren. Der/die Leiter und die anderen Mitglieder des Vorbereitungsteams müssen sich über ihren Informationsbedarf im Klaren sein. In dieser Phase ist es zwar nicht möglich, alle Einzelheiten zu bestimmen, aber es ist notwendig, eine Liste von Klassifizierungen von Einzelheiten zu erstellen, die dazu führen, dass angemessene Informationen gesammelt werden. Eine der Klassifizierungen ist beispielsweise die Information über die voraussichtlichen Veränderungen im externen Umfeld, eine andere die Information über das gegenwärtige und prognostizierte Verhalten der Wettbewerber, eine weitere die Information über die potenziellen Personalressourcen und so weiter. Bei Organisationen des öffentlichen Sektors gehören zu den Klassifizierungen auch prognostizierte Maßnahmen der Regierung, z. B. bei der Festlegung von Finanzzielen oder anderen Leistungsindikatoren. Die Rolle des Vorbereitungsteams besteht darin, sicherzustellen, dass ihre Anforderungen verstanden und erfüllt werden.

Entwickeln Sie effiziente Ansätze zur Informationsbeschaffung, indem Sie: die derzeit in der Organisation verwendeten Techniken zur Informationsbeschaffung bewerten; die derzeit in der Organisation nicht verwendeten Ansätze zur Informationsbeschaffung bewerten; eine geeignete Reihe von Methoden für den Einsatz im strategischen Vorbereitungsprozess auswählen; Personen und Teams für die Durchführung der Informationsbeschaffungsaktivitäten auswählen; Schulungen sowie finanzielle und physische Ressourcen zur Unterstützung der Informationsbeschaffungsaktivitäten anbieten; ein Verfolgungs- und Kontrollverfahren durchführen, um zu gewährleisten, dass der Prozess weiterhin effizient ist. Es gibt eine Reihe von gut entwickelten Methoden, die intern von Organisationen verwendet werden, und gut etablierte kommerzielle Unternehmen, die die erforderlichen Informationen liefern. In beiden Fällen sollten die für die Informationsbeschaffung verwendeten Ansätze geeignet und effizient sein, sowohl in Bezug auf die Kosteneffizienz als auch auf die Qualität der gesammelten Informationen. Darüber hinaus sollten die Verfahren, insbesondere bei kommerziellen Dienstleistern, ethisch einwandfrei sein. Auch wenn die durch unehrliche Methoden gesammelten Informationen dem taktischen Vorbereitungsprozess nicht direkt schaden, so könnte doch der Ruf der Organisation, die die Informationen beschafft, Schaden nehmen, was wiederum die Erfolgschancen der Methoden beeinträchtigt. Beschaffung der erforderlichen Informationen durch: Beschaffung von objektiven Haupt- und Sekundärinformationen aus internen Quellen und von externen Anbietern; Beschaffung subjektiver Informationen aus analytischen Strategien wie PEST- und SWOT-Analysen; Beschaffung subjektiver Informationen aus Methoden der Konkurrenzanalyse.

Validierung der beschafften Informationen durch: Überprüfung der Qualität aller Quellen und Anbieter von Informationen; Bewertung der Gültigkeit der beschafften Informationen; Ersetzen gefährlicher Informationen oder zumindest Erkennen der Schwachstellen und Hervorheben dieser, wenn sie im Vorbereitungsprozess verwendet werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die im strategischen Planungsverfahren verwendeten Informationen Bestand haben. Pläne, die auch nur teilweise auf unzuverlässigen, ungültigen oder in irgendeiner Weise ungeeigneten Informationen beruhen, sind naturgemäß fehlerhaft und werden wahrscheinlich teilweise oder vollständig scheitern. Interne Informationsquellen und der Prozess der Informationsbeschaffung müssen routinemäßig und rigoros überprüft werden. Externe Informationslieferanten, wie z. B. Unternehmen, die Studien oder andere Informationsveranstaltungen durchführen, sollten genauso behandelt werden wie andere Anbieter, d. h. sie sollten auf angemessene Kenntnisse und Erfahrungen, auf ihr operatives Qualitätsniveau, auf ihr finanzielles Ansehen sowie auf ihre Fähigkeit, die Anforderungen der einkaufenden Organisation zu verstehen und umzusetzen, überprüft werden. Was die verwendeten Analysetechniken betrifft, so gibt es eine ganze Reihe von Instrumenten und Strategien, die zur Analyse von Informationen eingesetzt werden können. Die oben genannten Strategien werden deshalb genannt, weil sie diejenigen sind, die vielen Führungskräften bekannt sind. Es gibt noch viele andere bewährte Methoden, die geprüft und gegebenenfalls eingesetzt werden müssen. Es ist jedoch wichtig, sich bewusst zu machen, dass die Qualität des Outputs, der Ergebnisse, dieser Analysestrategien von den Fähigkeiten derjenigen abhängt, die sie anwenden, sowie von der Analyse und den Schlussfolgerungen, die von den Analysierenden und danach von den Endnutzern gezogen werden.

Verwendung der Ergebnisse für den strategischen Planungsprozess durch: Übersetzung und Anwendung der Ergebnisse auf die Überlegungen und die Entscheidungsfindung; routinemäßige Überprüfung der Gültigkeit der Informationen und Interpretationen, die während des Prozesses verwendet wurden; Wiederbelebung der Details und Interpretationen nach Bedarf. Die Nutzung der Informationen im Rahmen der Entscheidungsfindung bei der Entwicklung der taktischen Strategie sollte als ein kontinuierlicher Prozess betrachtet werden, der überwacht und gesteuert werden muss. Wenn beispielsweise Informationen zu Beginn des Vorbereitungsprozesses gesammelt und übersetzt werden und erst zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden (einige jährliche taktische Vorbereitungsprozesse können sich über viele Monate hinziehen), dann muss die Glaubwürdigkeit, die Aktualität dieser Informationen und ihrer Analyse in Frage gestellt und gegebenenfalls entsorgt und ersetzt werden.

Überprüfen Sie die Effizienz des Prozesses, indem Sie: die Wirksamkeit der Techniken, Werkzeuge und Methoden, die bei der Informationsbeschaffung eingesetzt werden, regelmäßig überprüfen; die Relevanz, die Genauigkeit und den Wert der im Vorbereitungsprozess verwendeten Informationen regelmäßig überprüfen; den Wert der eingegebenen Informationen als Teil der taktischen Vorbereitungsevaluierungssitzungen regelmäßig überprüfen; bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen. Der gesamte Prozess der Informationsveranstaltung sollte regelmäßig überprüft werden. Idealerweise sollte dies ein Programmpunkt auf allen vereinbarten Gruppenkonferenzen auf strategischer Ebene sein. Eine zusätzliche Überprüfung sollte vor Beginn jedes einzelnen strategischen Planungsverfahrens erfolgen. Darüber hinaus muss die Informationsmanagementpolitik selbst jährlich überprüft und mit neuem Leben erfüllt werden. Sich auf veraltete, ungeeignete und ungültige Verfahren der Informationsbeschaffung zu verlassen, würde die Chancen auf künftigen Erfolg stark beeinträchtigen.

Ermitteln Sie den künftigen Informationsbedarf, indem Sie einen Ansatz zur ständigen Weiterentwicklung der Informationsbeschaffung verfolgen, bei dem der Informationsbedarf der Organisation auf strategischer und operativer Ebene ständig überprüft wird und Maßnahmen zur Befriedigung dieses Bedarfs eingeleitet werden. In der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftswelt ist der taktische Vorbereitungsprozess einer, der mindestens jährlich wiederholt wird, häufig sogar regelmäßiger, so dass er für viele Organisationen zu einem ständigen Prozess geworden ist. Die Deckung des künftigen Informationsbedarfs kann nicht als diskrete Vorplanungsaktivität durchgeführt werden. Das Sammeln von Informationen muss kontinuierlich erfolgen, und aus diesem Grund sollte der zukünftige Informationsbedarf regelmäßig ermittelt werden, und dieser Bedarf muss dann von den Informationssammlern befriedigt werden. Auf diese Weise haben die Organisatoren je nach Bedarf Zugang zu den erforderlichen Informationen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass qualitativ hochwertige Informationen für den Erfolg der strategischen Pläne einer jeden Organisation von entscheidender Bedeutung sind. Alle anderen Elemente können vorhanden sein, aber wenn die Informationen in irgendeiner Weise mangelhaft sind, ist der Erfolg sehr viel unwahrscheinlicher. Und wenn der Erfolg doch eintritt, dann möglicherweise nur zu einem hohen Preis. Qualitativ hochwertige Informationen müssen als eines der wichtigsten Anliegen der Organisation anerkannt werden. Die Einführung einer Methode zur ständigen Weiterentwicklung und Verbesserung des Verfahrens zur Informationsgewinnung und -analyse ist von wesentlicher Bedeutung. Ein ergänzender Ansatz, der parallel dazu ausgeführt werden sollte, ist der des Wissensmanagements. Diese relativ neue Methode ist auf die Erkenntnis zurückzuführen, dass es immer wichtiger wird, die intern produzierten Informationen und das in der Organisation vorhandene Wissen zu identifizieren, zu sammeln und effektiv zu nutzen. Der/die Leiter der taktischen Vorbereitungsmaßnahmen sollten die bewährten Grundsätze der ständigen Entwicklung und Verbesserung mit den Methoden des Wissensmanagements kombinieren und diese in die Methoden der Organisation einbauen. Auf diese Weise produziert die Organisation einen ständigen Strom von qualitativ hochwertigen Informationen und nutzt diese möglichst zuverlässig zur Unterstützung ihrer ausgewählten Methoden.

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